در بخش گزارشات حضور و غیاب، یک کادر قرار دارد که تاریخ پردازش شده را نمایش میدهد.
تاریخ پردازش یعنی گزارشها یک روز بعد از بسته شدن و ثبت پایان تمام فعالیت ها، پردازش می شوند و پس از آن، گزارش شما آماده و قابل مشاهده است. در واقع، تایماز ساعت 24 هر روز گزارشات را به روزرسانی و تحلیل می کند. بنابراین، اگر قصد دارید عملکرد ماه گذشته را بررسی کنید، لازم است برای دریافت گزارش های پردازش شده تا پایان همان ماه، در روز اول ماه بعد اقدام به گزارش گیری نمایید.
توجه داشته باشید اگر در تنظیمات، گزینه «پرسنل تا چند ساعت بعد از ورود می توانند خروج بزنند؟» را طوری تنظیم کرده باشید که پرسنل اجازه داشته باشند تا روز بعد، خروج خود را ثبت کنند، تایماز این فعالیت های باز را تشخیص میدهد و تحلیل دادهها را متوقف میکند. این توقف تا زمانی ادامه دارد که فعالیت بسته شود و پرسنل دکمه خروج را ثبت کنند.
حداکثر زمان مجاز برای ثبت خروج نیز 36 ساعت است.
بنابراین اگر دیدید گزارش مربوط به روز گذشته هنوز پردازش نشده، ممکن است به این دلیل باشد:
فعالیت پرسنلی باز است به این معناست که فرد بعد از ثبت ورودش، هنوز خروجش ثبت نشده است و اگر هنوز ساعت 12 شب مشغول کار باشد یعنی خروجش را نزده باشد و ساعت فراموشی رسیده باشد، سیستم فعالیت باز آن را میبندد و ساعت ورود به جای ساعت خروج برایش در نظر گرفته می شود. این مورد درصورتی هست که ساعت فراموشی قبل از ساعت 24 آن شب باشد.
مثال دیگر این است که اگر ساعت فراموشی بعد از ساعت 24 همان روز تنظیم شده باشد، مثلاً یک شیفت از ساعت 23 شروع شود و ساعت فراموشی 12 ساعت باشد، سیستم در همان شب فعالیت را پردازش نمیکند. دلیل آن این است که پردازشگر تشخیص میدهد فعالیت هنوز باز است و ساعت فراموشی نرسیده است چون پرسنل ساعت 23 ورودشون ثبت می شود و تا 12 ساعت بعد از ثبت ورودشون فرصت دارند که خروجشون را ثبت کنند در نتیجه، این فعالیت در شب بعد بررسی و پردازش میشود.
مقایسه گزارش پردازش شده با گزارش پردازش نشده
در این گزارش، پس از پردازش اطلاعات، تمامی موارد(اضافه کاری، موظفی، تاخیر، تعجیل) مربوط به ساعات کاری بر اساس زمانبندی شیفت تعیینشده، به تفکیک محاسبه و نمایش داده میشوند.
سیستم به صورت هوشمند ورود و خروج پرسنل را با ساعات شروع و پایان شیفت مقایسه کرده و نتایج را ثبت میکند. برای درک بهتر، به مثال زیر توجه کنید:
فرض کنید شیفت کاری پرسنل از ساعت ۸:۰۰ تا ۱۵:۰۰ میباشد:
- اضافهکاری: هرگونه حضور قبل از ساعت شروع شیفت (زودتر از ۸:۰۰) یا پس از ساعت پایان شیفت (بعد از ۱۵:۰۰) به عنوان اضافهکاری محاسبه میشود.
- تاخیر: اگر پرسنل بعد از ساعت شروع شیفت وارد محل کار شوند (مثلاً ساعت ۸:۱۵)، این زمان به عنوان تاخیر ثبت خواهد شد.
- تعجیل: اگر پرسنل قبل از ساعت پایان شیفت (زودتر از ۱۵:۰۰) اقدام به خروج کنند، این مورد به عنوان تعجیل در گزارش در نظر گرفته میشود.
در تصویر زیر یک نمونه گزارشی که پردازش شده مشاهده می کنید.
در مقابل، در گزارشهایی که هنوز پردازش نشدهاند، تفکیکی میان موارد موظفی، اضافهکاری، تاخیر و تعجیل انجام نشده و تمام ساعات ثبتشده صرفاً به صورت «موظفی» در گزارش قابل مشاهده هستند. در تصویر زیر نمونهای از یک گزارش پردازش نشده را مشاهده میکنید.
