با توجه به اینکه هدف این سیستم کاهش وقت مدیران است نباید حالتی در سیستم پیش بیاید که وقت مدیران رو بیشتر بگیرد و باید در آزاد سازی وقت بهشون کمک کند. بنابراین، مدیران باید با استفاده از آیین نامه های داخلی، به پرسنل اطلاع دهند که ثبت ورود و خروج ها و ساعت کاری باید توسط خود پرسنل و از طریق این نرم افزار انجام شود. امکان ویرایش یا ثبت توسط مدیر وجود ندارد. بنابراین، پرسنل باید دقت کنند که اگر حقوق دقیق در پایان ماه میخواهند، حتماً ورود و خروج های خود را در سامانه ثبت کنند. در اوایل کار، ممکن است نیاز باشد از طریق یادآوری ها، آلارم گوشی ها یا ثبت کاغذی در محل کار، این مورد به پرسنل یادآوری شود تا پس از چند روز، عادت به ثبت ورود و خروج در نرم افزار تایماز برای پرسنل ایجاد شود و آنها آگاه باشند که در صورت فراموشی، مدیر نمیتواند کاری انجام دهد.

در تایماز قابلیت ثبت یا ویرایش ورود و خروج های قبلی وجود ندارد.

یک قابلیت وجود دارد که امکان انتخاب دستی ساعت ورود و خروج در همان روز را فراهم میکند. اگر این گزینه در تنظیمات سازمان فعال شود، افراد میتوانند ساعت ورود یا خروج را به صورت دستی انتخاب کنند. به عنوان مثال، اگر شخصی ساعت 8 صبح به محل کار آمده ولی فراموش کرده ورود را ثبت کند و اکنون ساعت 10 است، میتواند وارد نرم افزار شود و ساعت 8 را انتخاب کند و ورود خود را ثبت کند. سیستم در گزارش نشان میدهد که ساعت 10 ثبت شده که ساعت 8 آمده، ولی ساعت ورود را برای او 8 در نظر میگیرد. این مورد به صورت پیش فرض فعال نیست و میتوانید از بخش تنظیمات آن را فعال کنید. با این حال، پیشنهاد ما این است که امکان انتخاب ساعت ورود به صورت دستی در هنگام ثبت ورود وجود نداشته باشد تا از هرج و مرج و بی نظمی جلوگیری شود. استفاده از این نرم افزار باید به یک قانون داخلی تبدیل شود تا همه به درستی و به موقع ثبت کنند.

در نظر داشته باشید که با مراجعه به منو و انتخاب گزینه حضور و غیاب و سپس "ثبت عملکرد برای دیگران"، میتوانید ساعت ورود و خروج پرسنل را برای روز جاری به صورت دستی وارد کنید، اما برای سایر روزها این امکان وجود ندارد.